Personvernerklæring Nordiske Mediedager for deltakere

Personopplysninger er alle opplysninger som kan kobles til deg som enkeltperson, f.eks. navn, telefonnummer, postadresse eller epostadresse.

NMD behandler følgende personopplysninger:

• navn
• telefonnummer
• adresse
• e-postadresse
• fødselsdato
• kontonummer
• stillingstittel
• bedriftstilhørighet
• spesielle behov/allergier

NMD samler inn personopplysningene gjennom utfylt påmeldings- og registreringsskjema, direkte kontakt og via registrering i vår nyhetsbrevportal.

NMD innhenter personopplysninger fra deg direkte og/eller fra tredjeparter. I den grad det innhentes personopplysninger om deg fra tredjeparter, vil du bli informert om hvilken tredjepart som har gitt oss personopplysningene, hvilke personopplysninger som er innhentet, formålet med den tiltenkte behandlingen av personopplysningene, det rettslige grunnlaget for behandlingen av personopplysningene og eventuelle mottakere av personopplysningene.

NMD innhenter personopplysninger for å administrere påmelding, logistikk for bidragsytere, leverandørforhold, nyhetsbrevutsendelse og kontrakter.

Når opplysninger er blitt hentet inn, vil de lagres i følgende datasystemer:

• Påmeldingssystem (Axaco)
• Lagringssystem (Dropbox)
• Kommunikasjonssystem (Microsoft Office Outlook)
• Nyhetsbrevportal (Campaign Monitor)

I tillegg legger NMD ut delegatlisten med navn og bedriftstilhørighet på mediedager.no noen uker før konferansen finner sted. Denne listen avpubliseres når arrangementet er avsluttet (senest 1. juni) samme år. NMD laster også opp delegatlisten i applikasjonen Whova slik at delegatene får informasjon om å laste ned festivalappen.

NMD har interne rutiner som sikrer at personopplysninger om deg blir slettet i samsvar med personopplysningsloven. Alle personopplysninger knyttet til konferansen inneværende år vil slettes 1. juli påfølgende år. Dvs. At er du registrert som delegat i mai 2023, vil vi beholde dine personopplysninger frem til 1. juli 2023. Dette hjemles i GDPR-artikkel 6.1 f) Interesseavveining, begrunnet i nødvendig tilgang til informasjon ved etterfakturering.

Dersom du mener det er grunnlag for sletting innen den tid, bes du ta kontakt med oss for å be om sletting av personopplysninger.

Personopplysninger deles ikke med utenforstående tredjeparter. NMD benytter dog underleverandører som behandler personopplysningene på vegne av oss. Vi benytter kun underleverandører som har avgitt garantier for at personopplysningene ikke vil bli behandlet til annet formål enn de er innhentet for, og at behandlingen vil være i samsvar med personopplysningsloven.

Dersom NMD behandler personopplysninger om deg, har du etter personopplysningsloven følgende rettigheter overfor oss:

Du kan be om innsyn i hvilke personopplysninger vi behandler om deg og hvilke sikkerhetstiltak vi har knyttet til bruken av personopplysningene dine.

Du kan be om retting og/eller supplering av personopplysninger som vi behandler om deg.

Du kan be om at behandling av personopplysninger om deg begrenses.

Du kan fremme innsigelse mot vår behandling av personopplysninger.

Du kan be om at personopplysninger om deg slettes. En slik anmodning må etterkommes med mindre vi kan påvise et grunnlag (f.eks. pålegg i lov) om at vi plikter å beholde visse typer personopplysninger om deg.

Du kan be om at personopplysninger som vi behandler om deg blir overført til en annen behandlingsansvarlig (f.eks. en annen virksomhet) dersom grunnlaget for behandling er basert på samtykke eller som en del av en avtale.

Dersom vår behandling av personopplysninger om deg bygger på ditt samtykke, kan du trekke tilbake samtykket når som helst, uten å oppgi en begrunnelse.

Dersom du mener at NMD ikke har overholdt dine rettigheter i henhold til personvernregelverket, har du rett til å klage til tilsynsmyndigheten som i dette tilfellet er Datatilsynet. Det gjøres ved å sende skriftlig klage til Datatilsynet. Kontaktinformasjon til Datatilsynet er tilgjengelig på datatilsynet.no.

Stiftelsen Nordiske Mediedager post@mediedager.no
Odd Frantzens plass 5 5008 BERGEN